Mục tiêu bài học
- Nắm được mục tiêu và kế hoạch tổng thể của dự án “Quản lí tài chính gia đình”.
- Hiểu rõ cách phân loại và tổ chức dữ liệu thu, chi một cách khoa học trên bảng tính.
- Sử dụng thành thạo công cụ Data Validation trong Excel để hỗ trợ việc nhập liệu, đảm bảo dữ liệu nhanh chóng, chính xác và nhất quán.
- Nhận biết được các lợi ích của việc sử dụng Data Validation trong kiểm soát và quản lý dữ liệu.
Hoạt động khởi động
Theo em, để quản lý thu, chi hằng tháng cho gia đình hoặc bản thân, ta nên sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản hay phần mềm bảng tính? Tại sao?
Để quản lý thu, chi hằng tháng, chúng ta nên sử dụng phần mềm bảng tính (như Microsoft Excel) thay vì phần mềm soạn thảo văn bản.
Lý do là vì phần mềm bảng tính cung cấp nhiều công cụ và tính năng mạnh mẽ, phù hợp hơn cho việc quản lý dữ liệu tài chính:
- Tính toán tự động: Dễ dàng thực hiện các phép tính phức tạp như tính tổng thu, tổng chi, số dư, trung bình cộng,… một cách tự động và chính xác.
- Thống kê và phân tích: Cung cấp các công cụ để thống kê, tổng hợp, sắp xếp, lọc và trực quan hóa dữ liệu (vẽ biểu đồ), giúp dễ dàng theo dõi và đánh giá tình hình tài chính.
- Kiểm soát dữ liệu: Cho phép thiết lập các quy tắc nhập liệu (như Data Validation) để đảm bảo tính nhất quán và hạn chế sai sót.
- Cấu trúc bảng biểu: Dữ liệu được tổ chức dưới dạng hàng và cột rõ ràng, rất thuận lợi cho việc theo dõi và đối chiếu.
1. Tổng quan về dự án quản lý tài chính gia đình
Quản lý tài chính là một kỹ năng quan trọng giúp chúng ta xây dựng kế hoạch thu chi phù hợp, chủ động hơn trong cuộc sống và có sự chuẩn bị cho các tình huống phát sinh.
Dự án này sẽ hướng dẫn chúng ta từng bước xây dựng một bảng tính hoàn chỉnh để quản lý tài chính gia đình.
- Mục tiêu chính của dự án: Tạo một bảng tính điện tử để lưu trữ, xử lý các khoản thu chi, từ đó hỗ trợ việc cân đối thu chi hiệu quả.
- Các nhiệm vụ của dự án: Dự án được triển khai qua 5 bài học với các nhiệm vụ cụ thể như sau:
| Nhiệm vụ | Bài học tương ứng |
| 1. Xác định khoản thu, chi và sử dụng Data Validation để kiểm soát nhập liệu. | 6A |
| 2. Thống kê số lần thu, chi bằng hàm COUNTIF. | 7A |
| 3. Tính tổng số tiền theo từng khoản bằng hàm SUMIF. | 8A |
| 4. Sử dụng hàm MONTH, SUMIF, IF để phân tích thu chi theo tháng. | 9A |
| 5. Trực quan hóa dữ liệu bằng biểu đồ để đánh giá kết quả. | 10A |
2. Tổ chức dữ liệu và công cụ Data Validation
a) Cách tổ chức dữ liệu
Để dễ dàng quản lý, chúng ta nên phân tách dữ liệu tài chính thành hai loại chính là Các khoản thu và Các khoản chi. Hai loại dữ liệu này sẽ được lưu trữ trên hai trang tính (sheet) riêng biệt là Thu và Chi.
- Trang tính THU NHẬP:
- Mục đích: Lưu trữ tất cả các khoản tiền nhận được.
- Cấu trúc đề xuất: Ngày, Khoản thu, Nội dung, Số tiền.
- Danh sách khoản thu mẫu: Lương, Làm thêm giờ, Thưởng, Bán cây trồng…
- Trang tính CHI TIÊU:
- Mục đích: Lưu trữ tất cả các khoản tiền đã chi ra.
- Cấu trúc đề xuất: Ngày, Khoản chi, Hàng hoá, dịch vụ, Số tiền.
- Danh sách khoản chi mẫu: Ăn, Ở, Học tập, Di chuyển, Y tế…
Hãy liệt kê các khoản thu, chi thực tế của gia đình em.
Mỗi gia đình sẽ có những khoản thu, chi khác nhau. Em hãy tự liệt kê các khoản thu nhập và chi tiêu thực tế của gia đình mình để chuẩn bị cho việc xây dựng bảng tính.
+ Ví dụ về khoản thu: Lương của bố mẹ, tiền thưởng, thu nhập từ kinh doanh nhỏ, tiền cho thuê nhà…
+ Ví dụ về khoản chi: Tiền ăn uống, tiền học phí, tiền điện nước, tiền xăng xe, tiền giải trí…
b) Sử dụng công cụ Data Validation hỗ trợ nhập dữ liệu
Data Validation là một công cụ cực kỳ hữu ích trong Excel, giúp chúng ta kiểm soát dữ liệu được nhập vào một ô hoặc một vùng.
Lợi ích của Data Validation:
- Nhập liệu nhanh hơn: Cho phép chọn từ một danh sách thả xuống thay vì gõ tay.
- Đảm bảo tính thống nhất: Tránh các lỗi gõ sai chính tả hoặc dùng từ không đồng nhất (ví dụ: “Ăn uống” và “Tiền ăn”).
- Tự động kiểm soát dữ liệu: Ngăn chặn việc nhập các giá trị không hợp lệ (ví dụ: nhập chữ vào cột số tiền, nhập ngày ngoài phạm vi cho phép).
- Hỗ trợ thống kê, lọc dữ liệu: Dữ liệu nhất quán giúp các công cụ lọc và thống kê hoạt động chính xác.
Cách thực hiện:
- Nhập liệu theo danh sách định sẵn (cho cột Khoản thu/Khoản chi):
- Tạo một danh sách các khoản thu/chi ở một vùng riêng (ví dụ: cột F).
- Chọn các ô cần áp dụng quy tắc (ví dụ: B3:B7).
- Vào tab Data → chọn Data Validation.
- Trong tab Settings, tại mục Allow, chọn List.
- Tại mục Source, chọn vùng dữ liệu chứa danh sách đã tạo ở bước 1 (ví dụ: =$F$2:$F$6).
- Nhấn OK.
- Thiết lập phạm vi dữ liệu (cho cột Ngày):
- Chọn các ô trong cột Ngày cần áp dụng (ví dụ: A3:A7).
- Vào tab Data → Data Validation.
- Trong tab Settings, tại mục Allow, chọn Date.
- Tại mục Data, chọn between.
- Nhập ngày bắt đầu (Start date) và ngày kết thúc (End date).
- Nhấn OK. Thao tác này đảm bảo người dùng chỉ có thể nhập ngày trong một khoảng thời gian xác định (ví dụ: trong năm 2025).
Câu hỏi củng cố
Ở Hình 3, tên các khoản thu trong khối ô tính F2:F6 và tên các khoản thu trong danh sách mở ra (khi nháy chuột vào nút mũi tên bên phải ô tính B3) giống nhau hay khác nhau? Tại sao?
Tên các khoản thu trong hai danh sách này giống hệt nhau.
+ Lý do: Vì danh sách thả xuống ở ô B3 được tạo ra bằng công cụ Data Validation với nguồn dữ liệu (Source) chính là khối ô tính F2:F6.
+ Do đó, bất kỳ nội dung nào có trong khối F2:F6 sẽ được hiển thị trong danh sách thả xuống. Nếu bạn thay đổi một giá trị trong khối F2:F6, danh sách thả xuống ở ô B3 cũng sẽ tự động cập nhật theo.
Sau khi sử dụng công cụ Data Validation hỗ trợ nhập dữ liệu cho các cột Ngày, Khoản thu như trên, để Excel không báo lỗi thì dữ liệu nhập vào mỗi cột này cần đảm bảo điều kiện gì?
Để Excel không báo lỗi, dữ liệu nhập vào cần đảm bảo các điều kiện sau:
+ Đối với cột Ngày: Dữ liệu nhập vào phải là một ngày hợp lệ và nằm trong phạm vi đã được thiết lập (ví dụ: từ ngày 01/01/2023 đến 31/12/2023 như trong Hình 4).
+ Đối với cột Khoản thu: Dữ liệu nhập vào phải trùng khớp chính xác với một trong các tên khoản thu đã được định nghĩa trong danh sách nguồn (khối F2:F6). Không thể gõ một tên khoản thu khác không có trong danh sách.
Luyện tập
1. Bảng tính hỗ trợ quản lí tài chính gia đình gồm những trang tính nào? Nêu loại dữ liệu, cấu trúc bảng dữ liệu được lưu trữ trên mỗi trang tính đó.
Bảng tính hỗ trợ quản lí tài chính gia đình gồm 2 trang tính chính:
- Trang tính Thu (Thu nhập):
- Loại dữ liệu: Lưu trữ thông tin về các khoản thu nhập.
- Cấu trúc: Gồm các cột: Ngày (ngày nhận tiền), Khoản thu (tên khoản thu), Nội dung (mô tả chi tiết nếu cần), Số tiền (giá trị khoản thu).
- Trang tính Chi (Chi tiêu):
- Loại dữ liệu: Lưu trữ thông tin về các khoản chi tiêu.
- Cấu trúc: Gồm các cột: Ngày (ngày chi tiền), Khoản chi (tên khoản chi), Hàng hoá, dịch vụ (mô tả chi tiết), Số tiền (giá trị khoản chi).
1. Tại trang tính Thu (Hình 1a), ta thực hiện các bước như trong sách để thiết lập Data Validation cho cột Số tiền (D3:D7) như Hình 5. Theo em, sau khi thực hiện, dữ liệu nhập vào cột Số tiền phải thỏa mãn điều kiện gì?
- Sau khi thực hiện thiết lập Data Validation như trong Hình 5, dữ liệu nhập vào mỗi ô trong khối D3:D7 của cột Số tiền phải thỏa mãn điều kiện là một số nguyên (Whole number) lớn hơn hoặc bằng 0 (greater than or equal to 0).
- Điều này giúp đảm bảo rằng không ai có thể nhập số tiền âm hoặc dữ liệu dạng văn bản vào cột này, giữ cho dữ liệu tài chính luôn hợp lệ.
Vận dụng
Đây là một dự án nhỏ để các em áp dụng kiến thức đã học vào một tình huống thực tế. Hãy làm việc theo nhóm để thực hiện các yêu cầu sau:
a) Lựa chọn dự án: Thảo luận và lựa chọn một câu lạc bộ (CLB) trong trường (ví dụ: CLB Cầu lông, CLB Văn nghệ, CLB Sách…) hoặc quỹ lớp để thực hiện dự án quản lí tài chính.
b) Xác định khoản thu/chi: Liệt kê tất cả các khoản thu (ví dụ: quỹ đóng góp, tiền tài trợ, tiền bán vé…) và các khoản chi (ví dụ: mua dụng cụ, thuê địa điểm, in ấn tài liệu…) của CLB hoặc lớp mà nhóm đã chọn.
c) Tạo bảng tính (QuanLiTaiChinhCLB.xlsx):
- Tạo một tệp Excel mới.
- Thiết kế 2 trang tính Thu và Chi với cấu trúc hợp lí tương tự như phần quản lý tài chính gia đình.
- Sử dụng công cụ Data Validation cho các cột Ngày, Khoản thu, Khoản chi, và Số tiền để hỗ trợ và kiểm soát việc nhập liệu.
d) Nhập dữ liệu: Nhập một vài dữ liệu thu, chi mẫu theo thực tế (hoặc giả định) của CLB vào bảng tính đã tạo.
